n8n vs Make vs Zapier: Warum wir nur noch n8n einsetzen (und wann du es auch tun solltest)

n8n vs Make vs Zapier: Die Frage, die uns Kunden am häufigsten stellen

„Welches Tool sollen wir nehmen?” – Diese Frage hören wir in jedem zweiten Erstgespräch. Die Antwort der meisten Agenturen: „Kommt drauf an.” Stimmt. Ist aber nutzlos.

Deshalb hier die Version ohne Diplomatie: Wir setzen seit 2024 ausschließlich n8n ein. Nicht weil es das „beste” Tool ist (diesen Titel gibt es nicht), sondern weil es für die Art von Projekten, die wir machen, die einzig sinnvolle Wahl ist.

Aber der Reihe nach.

Die drei Kandidaten in 30 Sekunden

Zapier ist der Pionier. 2011 gestartet, heute das bekannteste Automatisierungstool weltweit. Extrem einfach zu bedienen, riesige App-Bibliothek, aber teuer und limitiert bei komplexen Workflows.

Make (ehemals Integromat) ist der visuelle Baukasten. Mächtiger als Zapier, günstiger, aber immer noch Cloud-only. Beliebt bei Marketing-Teams und E-Commerce.

n8n ist der Underdog mit Entwickler-DNA. Open Source, self-hostbar, unbegrenzte Workflows. Weniger poliert, aber ohne künstliche Limits. Als spezialisierte n8n Agentur setzen wir es täglich für unsere Kunden ein.

Das war die Pflicht. Jetzt die Kür.

Vergiss Feature-Tabellen – hier sind die echten Fragen

Jeder Vergleichsartikel zeigt dir eine Tabelle mit Checkmarks. „HTTP-Requests? ✓ ✓ ✓”. Bringt dir nichts. Die echten Unterschiede liegen woanders.

Frage 1: Wo liegen deine Daten?

Das ist keine philosophische Frage, sondern eine mit juristischen Konsequenzen.

Zapier und Make sind US-Unternehmen mit Servern in den USA. Deine Daten – Kundennamen, E-Mails, Rechnungsbeträge – fließen durch deren Infrastruktur. Für viele Anwendungsfälle kein Problem. Für andere ein K.O.-Kriterium.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Versicherungsmakler wollte Kundendaten zwischen seinem CRM und DATEV synchronisieren. Personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten teilweise dabei. Die Rechtsabteilung hat Zapier und Make in 10 Minuten vom Tisch gewischt. Nicht weil die Tools schlecht sind – sondern weil die Datenverarbeitung außerhalb der EU ein Compliance-Risiko darstellt.

n8n kannst du auf deinem eigenen Server betreiben. In Frankfurt, in deinem Rechenzentrum, auf einer VM bei Hetzner. Die Daten verlassen nie deine Infrastruktur. Für DSGVO-sensible Unternehmen ist das kein Nice-to-have, sondern Pflicht.

Frage 2: Was passiert, wenn dein Workflow komplex wird?

Die Werbung zeigt immer den einfachen Fall: „Wenn neue E-Mail, dann Slack-Nachricht.” Drei Klicks, fertig. Realität sieht anders aus.

Ein typischer Workflow bei uns:

1. E-Mail mit PDF-Anhang kommt rein
2. PDF wird per OCR ausgelesen
3. Daten werden gegen Stammdaten validiert
4. Bei Abweichung: Rückfrage an Sachbearbeiter via Teams
5. Nach Freigabe: XML für DATEV generieren
6. Fehlerbehandlung, Logging, Retry-Logik

Versuch das mal in Zapier. Du brauchst 15+ Zaps, Webhooks zwischen den Zaps, Workarounds für fehlende Schleifen, und am Ende ein Monitoring-Chaos, das niemand mehr versteht.

Make kann das besser. Die visuelle Oberfläche erlaubt komplexe Verzweigungen. Aber: Du zahlst pro Operation. Ein Workflow mit OCR, mehreren API-Calls und Schleifen frisst dein Kontingent in Tagen auf.

n8n hat keine künstlichen Limits. Keine Kosten pro Ausführung, keine Beschränkung der Workflow-Komplexität. Du baust, was du brauchst. Wenn der Workflow 47 Nodes hat – egal. Wenn er 10.000 Mal am Tag läuft – egal (solange dein Server das packt).

Frage 3: Was kostet der Spaß wirklich?

Hier wird’s interessant. Die Preisseiten der Anbieter sind designed, um dich zu verwirren.

Zapier Pricing (Stand 2025):

• Free: 100 Tasks/Monat (ein Witz)
• Starter: $29.99/Monat für 750 Tasks
• Professional: $73.50/Monat für 2.000 Tasks
• Team: $103.50/Monat für 2.000 Tasks + Collaboration

Ein „Task” ist jede Aktion in einem Zap. Dein Workflow hat 5 Schritte? Das sind 5 Tasks pro Durchlauf. 100 E-Mails am Tag = 500 Tasks = Professional-Plan in 4 Tagen aufgebraucht.

Make Pricing:

• Free: 1.000 Ops/Monat
• Core: $10.59/Monat für 10.000 Ops
• Pro: $18.82/Monat für 10.000 Ops + mehr Features
• Teams: $34.12/Monat

Günstiger als Zapier, aber das gleiche Modell: Du zahlst für Volumen. Skalierung kostet.

n8n Pricing:

• Self-hosted: Kostenlos. Für immer. Unbegrenzte Workflows, unbegrenzte Ausführungen.
• n8n Cloud: Ab $24/Monat für 2.500 Ausführungen

Der Unterschied: Bei Self-Hosting zahlst du nur die Serverkosten. Ein Hetzner-Server für €10/Monat reicht für die meisten KMU locker aus. Das sind €120/Jahr statt €600-900/Jahr für Zapier Professional.

Rechenbeispiel:

Du hast 3 Workflows, die zusammen 500 Mal am Tag laufen. Pro Workflow durchschnittlich 4 Schritte.

Über 3 Jahre sparst du mit n8n rund €6.500 gegenüber Zapier. Das ist kein Rundungsfehler. Mit unserem ROI-Rechner kannst du die Ersparnis für deinen konkreten Fall kalkulieren.

Frage 4: Was passiert, wenn du Code brauchst?

Früher oder später kommt der Moment, wo die GUI nicht mehr reicht. Du brauchst eine Custom-Funktion, eine spezielle API-Anbindung, eine Transformation, die kein Standard-Node kann.

Zapier: Code Steps gibt es, aber sie sind limitiert. Kein npm, keine externen Libraries, Timeout nach 10 Sekunden. Für einfache JavaScript-Snippets okay, für alles andere frustrierend.

Make: Ähnlich. Du kannst HTTP-Requests bauen und JSON parsen, aber wenn du echte Programmierlogik brauchst, stößt du an Grenzen.

n8n: Volle JavaScript/TypeScript-Unterstützung. Du kannst npm-Pakete installieren, eigene Nodes schreiben, die komplette Node.js-Umgebung nutzen. Wenn die GUI nicht reicht, schreibst du Code. Kein Workaround, keine Limits.

Das ist der Grund, warum wir n8n nutzen: Wir können alles bauen. Nicht „fast alles” oder „alles mit Workarounds” – sondern alles.

Wann du trotzdem Zapier oder Make nehmen solltest

Fairness muss sein. n8n ist nicht für jeden das richtige Tool.

Nimm Zapier, wenn:

• Du 0 technisches Know-how hast und keins aufbauen willst
• Deine Workflows simpel sind (Trigger → 2-3 Actions)
• Du sofort loslegen willst, ohne Setup
• Budget keine Rolle spielt

Nimm Make, wenn:

• Du visuelle Workflows magst und komplexere Logik brauchst als Zapier erlaubt
• Du kein Self-Hosting willst, aber trotzdem mehr Power als Zapier brauchst
• Dein Team bereits Make kennt

Nimm n8n, wenn:

• DSGVO und Datenkontrolle wichtig sind
• Deine Workflows komplex sind oder werden
• Du langfristig Kosten sparen willst
• Du (oder dein Dienstleister) technisch fit genug seid für Self-Hosting
• Du keine künstlichen Limits willst

Die unbequeme Wahrheit über Self-Hosting

n8n ist nicht „installieren und vergessen”. Self-Hosting heißt Verantwortung.

Du brauchst:

• Einen Server (VPS, eigene Infrastruktur, Docker-Host)
• Grundlegendes Linux-Wissen oder jemanden, der es hat
• Backup-Strategie
• Update-Routine
• SSL-Zertifikate

Das klingt nach viel, ist aber in der Praxis überschaubar. Ein sauberes Docker-Setup mit automatischen Updates läuft monatelang ohne Eingriff. Aber: Wenn was schiefgeht, musst du (oder dein Dienstleister) ran.

Für Unternehmen ohne IT-Affinität ist n8n Cloud eine Alternative. Du bekommst die n8n-Vorteile ohne Server-Verantwortung – allerdings zu höheren Kosten und mit Daten in der Cloud.

Unser Setup: So betreiben wir n8n für Kunden

Kurzer Blick hinter die Kulissen, falls es dich interessiert.

Infrastruktur:

• Docker-Container auf Hetzner Cloud (CX21 oder CX31, je nach Last)
• PostgreSQL als Datenbank (nicht SQLite – das skaliert nicht)
• Nginx als Reverse Proxy mit Let’s Encrypt SSL
• Tägliche Backups auf separaten Storage

Monitoring:

• Uptime-Monitoring (wir nutzen Uptime Kuma)
• Workflow-Fehler → Slack-Notification
• Wöchentlicher Check der Logs

Kosten pro Kunde: €10-25/Monat für die Infrastruktur, je nach Anforderungen.

Das ist kein Hexenwerk. Aber es ist auch nicht „Zapier-Account anlegen und loslegen”. Der Trade-off zwischen Kontrolle und Convenience ist real.

Fazit: Die Tool-Wahl ist eine Business-Entscheidung

Am Ende geht es nicht um Features. Es geht um drei Fragen:

1. Wie sensibel sind deine Daten? → Sensibel = n8n Self-Hosting
2. Wie komplex werden deine Workflows? → Komplex = n8n oder Make
3. Wie viel willst du langfristig zahlen? → Sparfuchs = n8n Self-Hosting

Wir haben uns für n8n entschieden, weil wir für unsere Kunden Lösungen bauen, die in 3 Jahren noch laufen – ohne dass die Kosten explodieren oder ein US-Anbieter die Preise verdoppelt. Ein Beispiel: Für eine Allianz-Agentur haben wir eine Automatisierung gebaut, die 5-6 Stunden pro Woche spart und im ersten Monat 73.000 € Neugeschäft gebracht hat.

Das ist keine Ideologie. Das ist Pragmatismus.

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