KI für Ihr Postfach
Mieteranfragen sortieren sich selbst.
Wenn Sie morgens ins Verwaltungspostfach schauen, sind Schadensmeldungen, Nebenkostenfragen und Kündigungen schon sortiert, und die Antworten liegen als Entwurf bereit. Sie lesen einmal drüber, geben frei und haben mehr Zeit für Eigentümer und Objekte.
Für Hausverwaltungen und WEG-Verwalter, auf Wunsch angebunden an Ihre Verwaltungssoftware
- KMKatrin Mustermann06:41Wasserfleck an der BadezimmerdeckeReparaturAngaben fehlen
- FMFrank Muster06:05Heizung im Treppenhaus Musterweg 12 kaltReparatur
- TBThomas Beispiel05:12Kündigung meiner WohnungKündigung
- SMSabine MusterfraugesternFrage zur NebenkostenabrechnungNebenkosten
- JMJulia MusterergesternBewerbung für die 3-Zimmer-WohnungWohnungsbewerbung
- SMSanitär Muster GmbHgesternRechnung 2026-118, Musterweg 12Handwerkerrechnung
Was sich für Sie ändert
Weniger Postfach, mehr Verwaltung.
Morgens sortiert
Sie sehen sofort, was heute wichtig ist.
Wenn Sie morgens ins Verwaltungspostfach schauen, liegen Reparaturen, Nebenkostenfragen und Wohnungsbewerbungen schon geordnet beim zuständigen Kollegen, und auch ein langer Verlauf steht in einer kurzen Zusammenfassung vor Ihnen. Sie kümmern sich zuerst um das, was in Ihren Objekten gerade brennt, und keine Mieteranfrage rutscht mehr unbemerkt nach unten.
- Reparatur6
- Nebenkosten4
- Kündigung1
- Wohnungsbewerbung9
- Handwerkerrechnung3
Vollständige Meldungen
Fehlende Angaben sind schon angefragt.
Fehlen in einer Schadensmeldung die Fotos oder die genaue Stelle, fragt die KI beim Mieter nach und erinnert ihn, bis alles da ist. Fotos, Rechnungen und Formulare im Anhang liest sie mit und legt sie beim richtigen Objekt ab, sodass der Handwerker vorher weiß, was ihn erwartet, und gleich mit dem richtigen Material losfährt.
Seit gestern Abend ist an der Decke in unserem Bad ein großer Wasserfleck. Es tropft noch nicht, aber er wird größer. Können Sie jemanden schicken?
Guten Morgen Frau Mustermann, vielen Dank für Ihre schnelle Meldung, wir kümmern uns darum. Damit der Handwerker gleich richtig vorbereitet kommt, schicken Sie uns bitte noch:
- Fotos vom Fleck an der Decke
- die genaue Stelle im Bad und Ihre Etage
Freigabe
Ein Klick, und die Antwort ist raus.
Die Antwort ist fertig formuliert und klingt nach Ihrer Verwaltung. Sie lesen kurz drüber, geben frei, und Ihr Mieter hat seine Antwort am selben Vormittag. Fallarten, bei denen Sie den Antworten vertrauen, beantwortet die KI auf Wunsch ganz allein.
Guten Tag Frau Musterfrau, vielen Dank für Ihre Frage. Der Posten Hausmeister ist gestiegen, weil seit Januar auch der Winterdienst über den Hausmeister läuft. Die Aufstellung dazu finden Sie im Anhang. Freundliche Grüße Ihre Hausverwaltung Muster
In 90 Sekunden
Sehen Sie Ihr Postfach nach der Umstellung.
Ein kurzes Video zeigt am Beispiel eines Wasserschadens, wie die E-Mail sortiert, dem Zuständigen zugeordnet und fertig beantwortet vor Ihnen liegt. So sehen Sie in anderthalb Minuten, wie viel Zeit Ihre Verwaltung jeden Tag zurückbekommt.
Das setzen wir für Sie um
Eingerichtet auf Ihre Verwaltung.
Wir richten alles für Sie ein und halten es am Laufen, damit Sie nichts bauen oder pflegen müssen und morgens einfach mit einem geordneten Postfach starten.
Ihr Postfach und Ihre Software, angebunden
Eine Weiterleitung aus Ihrem Verwaltungspostfach genügt für den Start, und Ihr Team arbeitet weiter in Outlook oder Gmail. Auf Wunsch binden wir Ihre Verwaltungssoftware an, damit die KI Mieter, Objekte und Verträge gleich kennt.
Ihre Kategorien und Zuständigkeiten
Wir sortieren nach den Anliegen, die in Ihrer Verwaltung wirklich ankommen, von der Reparatur bis zur Handwerkerrechnung. Jede E-Mail landet beim richtigen Kollegen, und auf Wunsch entsteht die passende Aufgabe gleich in Ihrer Verwaltungssoftware.
Antwortentwürfe in Ihrem Ton
Aus Ihren Musterantworten lernt die KI, wie Ihre Verwaltung schreibt. Mieter und Eigentümer bekommen Antworten, die nach Ihnen klingen, und Sie müssen kaum noch etwas umformulieren.
Sie entscheiden, was allein rausgeht
Je Fallart legen Sie fest, was die KI allein beantwortet und was Ihr Team freigibt. Eingangsbestätigungen für Wohnungsbewerbungen laufen zum Beispiel oft von Anfang an allein, damit jeder Bewerber sofort weiß, dass seine Unterlagen angekommen sind.
Voraussetzungen
Für den Start brauchen Sie nur Ihr Postfach.
- Ihr Postfach
- Outlook oder Microsoft 365, Google Workspace oder jedes andere Postfach mit IMAP, und Ihr Postfach bleibt dabei, wie es ist.
- Eine Weiterleitung
- Sie richten einmal eine Weiterleitung ein, und eine IT-Abteilung brauchen Sie dafür nicht.
- Ihre Musterantworten
- Einige Antworten, die Sie heute schon verschicken, genügen, damit die Entwürfe nach Ihrer Verwaltung klingen.
- Eine Ansprechperson
- Eine Person aus Ihrem Team legt mit uns die Kategorien fest und schaut über die ersten Entwürfe.
- Hosting in Deutschland
- Ihre Daten werden in Deutschland verarbeitet, und Sie erhalten von uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Ihre Verwaltungssoftware, auf Wunsch angebunden
- Haufe, Domus, Karthago, casavi oder Ihr anderes Programm bleibt, und auf Wunsch binden wir es per Schnittstelle oder Export an, damit die KI Mieter- und Objektdaten gleich mitnutzt.
Häufige Fragen
Was Hausverwaltungen uns fragen.
Funktioniert das mit unserer Verwaltungssoftware?
Ja. Auf Wunsch binden wir Haufe, Domus, Karthago, casavi oder Ihr anderes Programm an, per Schnittstelle oder Export, je nachdem, was die Software anbietet. Dann kennt die KI Mieter, Objekte und Verträge und kann viele Anfragen vollständig beantworten, während Ihre Software bleibt, wie sie ist.
Was passiert mit den Daten unserer Mieter?
Die Daten werden DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet, und Sie erhalten von uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die E-Mails Ihrer Mieter und Eigentümer werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.
Geht etwas raus, ohne dass ich es sehe?
Nur das, was Sie dafür freigeben. Je Fallart entscheiden Sie, ob die KI allein antwortet, etwa bei Eingangsbestätigungen für Wohnungsbewerbungen, oder ob der Entwurf auf Ihre Freigabe wartet, wie meist bei Schadensmeldungen und Antworten an Eigentümer. Einzelne Fallarten stellen Sie um, sobald Sie den Antworten vertrauen.
Wie viel Aufwand ist der Start?
Sie richten eine Weiterleitung aus Ihrem Verwaltungspostfach ein, den Rest übernehmen wir, eine IT-Abteilung brauchen Sie dafür nicht. Welche Fälle die KI vorbereitet, legen wir gemeinsam im Erstgespräch fest.
Ihr nächster Schritt
Ihr Postfach in 30 Minuten durchgehen.
Im Erstgespräch schauen wir auf echte Anfragen Ihrer Mieter und legen fest, was die KI vorbereitet und was sie selbst verschicken darf.
Paul Häusler · [email protected] · +49 151 59875140
Kostenloses Erstgespräch